Erfasst werden alle Beamten/Beamtinnen, Richterinnen/Richter und Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer – ohne Bundesbedienstete – , die am 30. Juni in einem unmittelbaren entgeltpflichtigen Dienst- bzw. Arbeitsvertragsverhältnis zur Berichtsstelle stehen.

Seit Inkrafttreten des TV ÖD ab 2006 besteht keine Differenzierungsmöglichkeit zwischen Angestellten und Arbeitern. Zwecks Vergleichbarkeit der Ergebnisse wurden die Angestellten und Arbeiterinnen/Arbeiter aus früheren Jahren nunmehr ebenfalls unter „Arbeitnehmer(innen)” summiert.

Nicht zum Personal-Ist-Bestand gehören:

• ehrenamtlich Beschäftigte,
• in Nebenamt bzw. in Nebenbeschäftigung an weiterer Stelle des öffentlichen Dienstes Tätige (Erfassung ausschließlich in Hauptbeschäftigung),
• Bedienstete in einem indirekten Beschäftigungsverhältnis,
• Beschäftigte mit Werkvertrag,
• kurzfristig Beschäftigte, deren Beschäftigungszeit im Laufe eines Jahres nicht mehr als 2 Monate (bei 5 Arbeitstagen pro Woche) oder 50 Arbeitstagen (bei weniger als 5 Arbeitstagen pro Woche) beträgt,
• Beschäftigte, die auf Honorarbasis abgerechnet werden,
• Bedienstete, die eine Rente auf Zeit erhalten,
• Beamte / Beamtinnen im Vorruhestand,
• seit 2004: Beschäftigte, die eine geringfügige Nebenbeschäftigung mit einem Entgelt bis zu 450 Euro neben einem sozialversicherungspflichtigen Haupterwerb ausüben.
• Personen, die Arbeitsgelegenheiten nach § 16d SGB II wahrnehmen, da bei dieser öffentlichen Förderung der sogenannten „Ein-Euro-Jobs“ kein Arbeitsvertragsverhältnis vorliegt,
• Kräfte, die keinen Arbeitsvertrag mit der Einrichtung abgeschlossen haben und von Mitarbeitern der Einrichtung aus eigenen Mitteln beschäftigt werden,
• Leiharbeitnehmer,
• Freiwillig Wehrdienstleistende oder Personen in Freiwilligendiensten nach dem Bundesfreiwilligendienstgesetz –BFDG oder Gesetz zur Förderung von Jugendfreiwilligendiensten –JFDG sowie
• seit 2010: Praktikanten/ Praktikantinnen ohne Ausbildungsver­trag, wenn das Praktikum nicht verpflichtender Teil einer Ausbildung ist.

Zum unmittelbaren Landesdienst gehören:

• Kernhaushalt des Landes,
• rechtlich unselbstständige Fonds, Einrichtungen und Unternehmen des Landes.

Aufgrund der Umwandlung der Medizinischen Einrichtungen der Hochschulen in Anstalten des öffentlichen Rechts (in 2001) bzw. der Umwandlung der Universitäten (einschl. der Fachbereiche Medizin) und der Fachhochschulen durch das Hochschulfreiheitsgesetz in Körperschaften des öffentlichen Rechts mit eigener Dienstherrenfähigkeit (in 2007), wird deren Personal nicht mehr im unmittelbaren Landesdienst berücksichtigt, sondern den „Rechtlich selbstständigen Einrichtungen in öffentlich-rechtlicher Rechtsform unter Aufsicht des Landes” zugeordnet.

Zum unmittelbaren Dienst der Gemeinden und Gemeindeverbände gehören:

• Kernhaushalt der Gemeinden/Gemeindeverbände (GV),
• rechtlich unselbstständige Fonds, Einrichtungen und Unternehmen der Gemeinden/GV.

Der mittelbare öffentliche Dienst setzt sich aus den Sozialversicherungsträgern (z. B. Krankenkassen) und den rechtlich selbständigen Einrichtungen in öffentlich-rechtlicher Rechtsform (z. B. Universitäten, Anstalten öffentlichen Rechts) zusammen.

Aus Gründen der Geheimhaltung (§16 Bundesstatistikgesetz) werden Daten der Personalstandstatistik nur gerundet weitergegeben. Für die Berechnung von Kennzahlen werden die Echtzahlen verwendet. Bei dem angewandten Rundungsverfahren handelt es sich um eine konventionelle mathematische Methode zur Geheimhaltung, bei der alle Absolutzahlen der Statistik auf ein Vielfaches von 5 auf- oder abgerundet werden.

Dieses Verfahren führt nur zu einem geringen Informationsverlust. Die Abweichung vom Echtwert beträgt je ausgewiesenem Datenfeld maximal zwei Personen. Dies gilt auch für summierte Werte innerhalb der Tabellen, da diese zunächst anhand der ungerundeten Werte ermittelt und anschließend gerundet werden. Differenzen zu bereits veröffentlichten Zahlen aus Vorjahren entstehen durch dieses Geheimhaltungsverfahren. 

Dadurch sind in den Tabellen die Standard-Zeichenerklärungen für "0" (weniger als die Hälfte von 1 in der letzten besetzten Stelle, jedoch mehr als nichts) und "–" (nichts vorhanden) nicht mehr zutreffend.

In der folgenden Übersicht sind Echtwerte und veröffentlichte Werte gegübergestellt:

Ab dem Erhebungsjahr 2019 gibt es bei dem Merkmal Geschlecht neben den Merkmalsausprägungen "männlich" und "weiblich" nun auch die Merkmalsausprägungen "divers" und "ohne Angabe". Die Merkmalsausprägungen "divers" und "ohne Angabe" werden aus Gründen der Geheimhaltung nicht ausgewiesen.